วิธีการเย็บเอกสารด้วยด้าย?

การเลิกใช้กระดาษโดยไม่ได้ตั้งใจ การปลอมแปลง การปฏิเสธที่จะตรวจสอบหรือการจัดเก็บ การส่งคืนใบสมัครโดยไม่ได้รับการตรวจสอบ สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงผลที่ตามมาบางส่วนจากเอกสารภายในที่จัดระบบอย่างไม่เหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับและเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์อื่นๆ คุณควรใช้แนวทางที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบเฟิร์มแวร์

กฎระเบียบที่ควบคุมบรรทัดฐานของการเย็บเอกสารด้วยด้าย

ไม่มี GOST ที่มีคำอธิบายโดยละเอียดของขั้นตอน GOST R 51141-98 “งานในสำนักงานและการเก็บถาวร” ไม่ได้แก้ไขปัญหาของเฟิร์มแวร์ แม้ว่าแหล่งข้อมูลบางแห่งจะกล่าวถึงอย่างผิดพลาดก็ตาม ในความเป็นจริง คุณต้องได้รับคำแนะนำจากกฎบัตรภายในขององค์กรคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานตั้งแต่ปี 2548 และคำสั่งหมายเลข 76 ของ Federal Archive (ตั้งแต่เดือนธันวาคม 2552) ข้อมูลที่น่าสนใจแสดงอยู่ในย่อหน้าที่ 3.5.3 และภาคผนวกหมายเลข 24

สิ่งที่จำเป็นในการปักผ้าปูที่นอน?

ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ คุณต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารประกอบก่อน จากนั้นจึงดำเนินการเลือกเครื่องมือต่อไป ยิ่งไปกว่านั้น ประเภทของเอกสารมักขึ้นอยู่กับความหนาและความสำคัญของเอกสารนั้นๆ ดังนั้นในการจัดการกับกระดาษที่บางมาก การใช้เข็มจึงง่ายกว่า ส่วนขนาดกลาง จะใช้การเจาะรูได้ง่ายกว่า การยึดโฟลเดอร์ขนาดใหญ่และหนาแน่นเกิดขึ้นโดยใช้ไขควงและเชือกที่มีความหนาปานกลาง

โดยปกติแล้ว เฟิร์มแวร์จะถูกติดตั้งโดยใช้รายการและอุปกรณ์ต่อไปนี้:

• เครื่องเจาะรู;
• กรรไกร;
• ไฟล์ตะเข็บ;
• ด้ายหรือถักเปีย
• เข็ม;
• สว่าน;
• กาว.

บางครั้งมีการใช้สว่านเพื่อสร้างรูในท่อที่มีความหนาเป็นพิเศษ อย่างไรก็ตาม การใช้งานต้องใช้ความระมัดระวัง ทักษะ และเส้นผ่านศูนย์กลางของสว่านที่ถูกต้อง. สำหรับกาวนั้น กฎนั้นง่ายมาก ห้ามใช้ยางเนื่องจากสามารถพิมพ์ลงบนแผ่นอื่นได้ ตัวเลือกที่ดี: การพิมพ์ปกติ PVA, เคซีน และซิลิเกต แต่ละคนมีจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง แต่โดยรวมแล้วทั้งหมดมีความเท่าเทียมกันโดยประมาณ

สำคัญ! กาวซิลิเกตจะทิ้งเปลือกสีเหลืองไว้และดินสอไม่ได้ให้ระดับการยึดเกาะที่จำเป็นสำหรับการป้องกัน

นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดพิเศษสำหรับเธรดอีกด้วย พวกเขา ควรมีความหนาปานกลาง ทนทานมาก และไม่ไหลลื่น. เทป Mylar ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้ หากขาดหายไปควรใช้ด้ายที่มีความแข็ง ผ้าฝ้ายก็เหมาะเช่นกัน แต่ต้องพับหลาย ๆ ครั้งเท่านั้น (เพื่อให้หนาขึ้นและเพิ่มความต้านทานการฉีกขาด)

สำคัญ! วิธีการด้วยตนเองโดยใช้เธรดไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาเดียวที่เป็นไปได้ มีการคิดค้นเครื่องจักรและเครื่องจักรพิเศษสำหรับการเย็บบางส่วนยึดแผ่นแต่ละแผ่นด้วยสปริง พลาสติก หรือโลหะ (ตัวเลือกแรกสามารถถอดออกได้ง่าย) บางชนิดก็ให้การยึดเกาะแบบไร้กาว

คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเย็บเอกสารด้วยด้าย

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างวิธีการนี้คือจำนวนหลุมและระยะห่างระหว่างหลุมเหล่านั้น ตามเกณฑ์นี้จะแยกแยะวิธีการที่ออกแบบมาสำหรับ 2, 3, 4 และ 5 หลุม บางครั้งมีการใช้เฟิร์มแวร์เวอร์ชันเชิงมุมเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม เหมาะสำหรับเอกสารจำนวนจำกัด (ไม่ใช่สำหรับไฟล์และรายงาน)

ในสองหลุม

ตัวเลือกที่ง่ายที่สุด เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารภายในที่จะไม่ถูกส่งไปยังหน่วยงานภายนอกเพื่อตรวจสอบในภายหลัง

อัลกอริทึมของการกระทำ:

• พิมพ์เอกสาร จัดระเบียบแผ่นงาน
• เจาะรูด้วยการเจาะรู
• เกลียว;
• ทำปมบนด้าย (ไม่ควรอยู่ด้านหน้า)
• ตัดแผ่นจากไฟล์เย็บ
• ติดไว้เหนือปมเพื่อไม่ให้ปลายเชือกปิดสนิท (ควรสิ้นสุดด้านล่าง)
• กรอกแผ่นเฟิร์มแวร์

รายการที่ต้องกรอกจะถูกพิมพ์ลงบนแผ่นเฟิร์มแวร์แล้ว สิ่งที่เหลืออยู่ก็คือการจารึกลักษณะที่เหมาะสม สีวางที่แนะนำ: สีน้ำเงินหรือสีดำ โดยปกติแล้วปัญหานี้จะถูกควบคุมโดยมาตรฐานที่ร่างขึ้นที่องค์กรเอง. หากไม่มีเอกสารดังกล่าวให้ดำเนินการโดยใช้ปากกาสีน้ำเงิน

หากไม่มีแผ่นเย็บให้ตัดกระดาษสีขาวขนาด 3x5 ซม. ออกแล้วติดกาวแล้วใส่คำจารึกว่า "เย็บแล้วมีหมายเลข" นอกจากนี้ยังระบุจำนวนหน้าพร้อมรายละเอียดและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและวันที่ มีตราประทับอยู่ด้านบน

สำคัญ! สามารถใช้การพิมพ์ขี้ผึ้งแทนการปิดผนึกได้ แต่ถือว่าเป็นรูปแบบการบรรจุที่ล้าสมัยและน่าเชื่อถือน้อยกว่า

สามรู

ขั้นแรก คุณควรระบุตำแหน่งของหลุมให้แน่ชัด ตามหลักการแล้ว ต้องอยู่ตรงกลางเว้นแต่จะจำเป็นเป็นอย่างอื่น. พวกเขาควรอยู่ห่างจากกันเท่ากัน ต้องวางไว้ที่ขอบด้านซ้ายของเอกสาร

การแสดงกระบวนการทีละขั้นตอน:

• ทำการเจาะด้วยเข็มตรงกลางขอบซ้ายของแผ่น (เข็มเข้าจากด้านหลังและออกมาจากด้านหน้า)
• ทำการเจาะครั้งที่สอง (เข็มเข้าจากด้านหน้าของเอกสารและออกมาจากด้านหลัง)
• ทำการเจาะครั้งที่สาม (เข็มเข้าจากด้านหลังและออกมาจากด้านหน้า)
• ใส่เข็มเข้าไปในรูหมายเลข 1 อีกครั้ง;
• ผูกปม (เว้นระยะห่างจากด้ายอย่างน้อย 7 ซม.)
• ติดแผ่นเฟิร์มแวร์
• รับรอง.

ตอนตีสี่

ลำดับขั้นตอน:

• ทำหลุม;
• การสอดเข็มจากด้านหลัง (ควรเข้าไปในรู 2 นับจากขวาไปซ้าย)
• ร้อยเข็มและด้ายเข้าไปในรู 1 รูทางด้านขวา
• จากนั้นด้ายจะถูกส่งไปยังรูที่ 2 ทางด้านขวาอีกครั้ง
• หลังจากนั้นเข็มก็ถูกส่งไปยังรูที่ 3 ทางด้านขวา
• จากนั้นไปยังการเจาะด้านซ้ายสุด
• กลับไปที่หลุม 3;
• เอาไปอีกด้านหนึ่งแล้วผูกปม

เมื่อสร้างปม คุณต้องแน่ใจว่าด้ายไม่ย้อยในส่วนใดส่วนหนึ่ง เธอควรแก้ไขหน้าให้แน่นและเรียบร้อย

ที่ห้า

เทคนิคนี้ใช้น้อยมาก โดยปกติแล้วหน่วยงานกำกับดูแลและหน่วยงานกำกับดูแลจะพอใจกับตัวเลือกที่มี 3-4 หลุม. การเพิ่มขึ้นเป็น 5 บ่งชี้ว่าเอกสารที่เป็นปัญหานั้นเป็นเอกสารที่มีความรับผิดชอบที่เข้มงวดที่สุดและมีความสำคัญยิ่ง ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีการจัดการรายงานภาษีบางรายการ

สำคัญ! หากมี 5 รูควรตัดสี่เหลี่ยมที่ติดกาวออกจากกระดาษทิชชู่และรูควรอยู่ห่างจากกัน 5 ซม.

ลำดับการสอดเข็มขึ้นอยู่กับจำนวนรู (สามารถนับจากขอบใดก็ได้):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

ในขั้นตอนนี้ ด้ายจะต้องยึดด้วยปม

ถึงมุม

กฎบัตรและเอกสารบางส่วนของอุตสาหกรรมการค้าสามารถเย็บโดยใช้วิธีมุมได้ ด้วยวิธีนี้ จะมีการเจาะรูเดียวโดยเจาะรูที่มุมซ้ายบน. ร้อยริบบิ้น (40 ซม.) พับครึ่งเข้าไป ใส่เข้าไปโดยให้ส่วนโค้งตรงกลางอยู่ด้านหลัง และปลายอยู่ด้านหน้า

ถัดไปหางจะถูกเกลียวเข้าไปในห่วง สิ่งนี้จะสร้างปม จะต้องย้ายไปอยู่ด้านที่ไม่ใช่ด้านหน้าของเอกสารและยึดด้วยกระดาษสี่เหลี่ยม บนกระดาษพวกเขาเขียนว่า:

• เย็บหมายเลข;
• จำนวนแผ่น (ตัวอักษรและตัวเลขส่วนหลังควรอยู่ในวงเล็บ)
• ชื่อย่อของพนักงานพร้อมกับลายเซ็น (อันสุดท้ายมาก่อน จะมีการถอดรหัสภายหลัง)

ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสารเข้าเล่ม

ห้ามเย็บโดยใช้ลวดเย็บกระดาษ กาว หรือคลิปหนีบกระดาษ. พวกเขาไม่ได้ให้การป้องกันในระดับที่เหมาะสม: ด้วยวิธียึดดังกล่าว คุณสามารถถอดส่วนประกอบยึดออกอย่างเงียบ ๆ ถอดแผ่นออก เปลี่ยนหรือเพิ่มชิ้นใหม่ หากผู้ตรวจสอบบัญชี บริการด้านภาษี หรือหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ เห็นเอกสารที่เย็บในลักษณะนี้ องค์กรอาจประสบปัญหาต่างๆ นานาเริ่มต้นด้วยการปฏิเสธที่จะรับรายงานและจบลงด้วยการออกคำขาดเพื่อแก้ไขเอกสารสำคัญทั้งหมดในหอจดหมายเหตุทันที

สำคัญ! หากคุณสงสัยในทักษะของตัวเองหรือต้องเผชิญกับความจำเป็นในการทบทวนเอกสารจำนวนมาก คุณควรขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ บริการประเภทนี้จัดทำโดยหอจดหมายเหตุและโรงพิมพ์ ในเวลาเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องรอการดำเนินการตามคำสั่งทันทีเนื่องจากภาระงานขององค์กร พวกเขามีงานมากมายโดยเฉพาะในช่วงส่งรายงานและประกาศนียบัตร

จำนวนหลุมมีบทบาทสำคัญจริงๆ. ในการกำหนดจำนวนที่ต้องการควรเริ่มจากความสำคัญของสัญญา เอกสารที่ง่ายที่สุดในแง่ของเนื้อหาคือการเย็บ 2 รู และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารอันทรงคุณค่าที่มี 5 รู

ระยะห่างระหว่างหลุมก็ถูกนำมาพิจารณาด้วย. ตัวเลือกที่ดีที่สุด: แต่ละอันอยู่ห่างจากอันก่อนหน้า 3 ซม. เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดจึงมีการจัดแนวเตรียมการ: พวกเขาวางแผนล่วงหน้าว่าจะต้องทำหลุมใด อย่างไรก็ตาม เส้นแบ่งไม่ได้ช่วยเสมอไป. ตัวอย่างเช่น รูเอียงมักเกิดขึ้นเมื่อใส่เอกสารหรือนิตยสารที่มีความหนามาก เมื่อทำงานร่วมกับพวกเขา คุณควรใช้สว่านและดำเนินการด้วยความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง จะดีกว่าถ้าร้อยด้ายที่ใช้เข้ากับเข็ม - จะช่วยให้การสอดถูกต้องและแม่นยำ

ให้ความสำคัญกับการกำหนดหมายเลขหน้าอย่างใกล้ชิด ประเด็นสำคัญในประเด็นนี้:

• ใช้เลขอารบิค
• ตัวเลขจะถูกจัดเรียงจากน้อยไปหามาก
• ตำแหน่ง: มุมขวาบน;
• ตัวเลขต้องไม่เกินขอบแผ่น
• แอปพลิเคชันอาจมีการกำหนดหมายเลขด้วย
• ประเภทการกำหนดหมายเลขสำหรับการใช้งาน: ต่อเนื่อง;
• เมื่อแนบจดหมายรายงานจะเริ่มต้นจากซองจดหมาย (วางหมายเลขแรกไว้)
• แต่ละหน้าของตัวอักษรจะมีหมายเลขตามลำดับการนำเสนอ
• เมื่อทำงานกับเคสที่นำเสนอในหลายเล่ม เนื้อหาของแต่ละเล่มจะถูกกำหนดหมายเลขแยกกัน

พิเศษ การพิมพ์ยังต้องใช้แนวทางอีกด้วย. จะต้องติดตั้งครั้งสุดท้ายและในลักษณะที่ปรากฏพร้อมกันบนแผ่นเฟิร์มแวร์และบนเอกสาร หากผู้ประกอบการแต่ละรายไม่มีตราประทับส่วนตัว ก็สามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้

สำคัญ! หากเอกสารถูกแทรกลงในโฟลเดอร์ ก็ไม่จำเป็นต้องติดแผ่น "เย็บ มีหมายเลข และลงนาม" ที่ด้านหลังของโฟลเดอร์ ตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับสิ่งนี้คือด้านหลังของแผ่นที่เย็บแผ่นสุดท้าย

เมื่อกรอกแผ่นเย็บก็ไม่จำเป็นต้องสับ. ข้อมูลแต่ละชิ้นควรอ่านง่าย ไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อ นอกจากนี้ คุณควรจัดรูปแบบรายการเพื่อให้อยู่ทั้งด้านบนของเอกสารและด้านบนของสี่เหลี่ยมกระดาษที่วาง

สำคัญ! หากการรับรองดำเนินการตามหนังสือมอบอำนาจจะต้องระบุหมายเลขและวันที่ลงนาม